Guías · Por Richard Javier · 26 oct 2026

Plantilla de reposición de fondo de caja chica

La reposición (o reembolso) del fondo de caja chica es el momento en que el custodio entrega los comprobantes de lo gastado y recibe esa misma cantidad para que el fondo vuelva a su monto original. Es el cierre natural de cada período y, si se hace bien, el contador puede registrar todo en minutos.

Cuándo solicitar la reposición

• Al final de cada período fijo (semana, quincena o mes).
• Cuando el efectivo baja de un mínimo, por ejemplo el 20 % del fondo.
• Antes de un cambio de custodio o de vacaciones.
• Al cierre contable de mes o de año fiscal, aunque quede efectivo.

Qué debe contener la solicitud

Una buena solicitud de reposición responde a tres preguntas: ¿cuánto se gastó?, ¿en qué? y ¿está respaldado? Para eso incluye:

1. Encabezado: nombre de la empresa o área, período, fecha de elaboración y nombre del custodio.
2. Resumen: fondo asignado, total gastado, efectivo restante y número de facturas.
3. Detalle: lista de gastos ordenada por fecha con número de factura, descripción, categoría, subtotal, impuesto, propina y total.
4. Resumen por categoría, útil para la contabilidad.
5. Firmas: quien entrega el reporte y quien lo recibe o aprueba.
6. Anexos: comprobantes originales y, si los tienes, fotos.

Plantilla

Debajo, la tabla de detalle con columnas: #, Fecha, Nº factura, Descripción, Categoría, Subtotal, Impuesto, Propina, Total. Y al pie, dos líneas: Entregado por y Recibido / aprobado por.

Ejemplo

Fondo de 200. En octubre se registraron 14 facturas por 171.40 y quedan 28.60 en efectivo. 171.40 + 28.60 = 200, sin diferencia. Se solicita reponer 171.40. Por categoría: transporte 64.00, cafetería 38.90, oficina 41.50, limpieza 27.00.

Errores que hacen rechazar una reposición

• Comprobantes sin fecha, ilegibles o a nombre de otra empresa.
• Gastos fuera de la política o por encima del límite sin autorización.
• Sumas que no cuadran con el detalle.
• Facturas duplicadas.
• Falta de firmas.

Factura fiscal e impuestos

En muchos países solo las facturas fiscales permiten deducir el gasto o recuperar el impuesto. En Panamá, por ejemplo, la factura debe cumplir los requisitos de la DGI; en México se pide CFDI; en República Dominicana, comprobante con NCF. Las reglas cambian, así que confirma con tu contador qué tipo de comprobante necesita. Vueltín te deja registrar el número de factura y el impuesto de tu país en cada línea, de forma opcional.

Cómo generarla en un minuto con Vueltín

Si llevas la caja en Vueltín, la reposición ya está hecha: toca Descargar PDF y obtendrás un documento con fecha de elaboración, fondo, gastado, saldo, número de facturas, detalle ordenado por fecha, resumen por categoría, gran total, espacios de firma y anexo de fotos. Si tu contador prefiere hoja de cálculo, usa Excel (CSV). Luego toca Nueva caja: la anterior queda en el historial y el fondo se mantiene para el mes siguiente.

Buenas prácticas de archivo

Numera cada reposición de forma consecutiva (por ejemplo, REP-2026-10) y anota ese número en el sobre donde guardas los comprobantes originales. Guarda el PDF firmado en una carpeta compartida o en la nube de la empresa, separado por año y mes. Así, cuando llegue una auditoría o el cierre fiscal, encontrarás cualquier gasto en segundos sin revolver cajones. Conserva los documentos durante el plazo que exija la ley de tu país, que en muchos casos es de cinco años o más.

Después de la reposición

Cuenta el dinero recibido delante de quien lo entrega, confirma que el efectivo total vuelve a ser igual al fondo asignado y archiva el reporte firmado. Así cada período empieza limpio y cualquier revisión futura es sencilla.

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Esta guía es informativa y no constituye asesoría contable ni fiscal.